Facturen beheren in MeetAds
Laatst bijgewerkt op
Het scherm Facturen toont de facturen die jij aan je eigen klanten stuurt, standaard alleen die van vandaag, met per factuur de mogelijkheid om een betaling te registreren, de factuur te mailen, een betaallink te maken of hem te downloaden.
Dit scherm gaat over de facturen die jij aan je eigen klanten stuurt. De factuur die MeetAds aan jou stuurt voor je abonnement staat hier niet tussen; die komt als melding op je dashboard.
Je vindt het scherm onder Facturen in het menu. Je hebt de rol Facturen nodig, of de rol Beheerder. Voor het terugstorten van geld heb je daarnaast de rol Terugbetalingen nodig.
Het overzicht
| Kolom | Inhoud |
|---|---|
| Vinkje | Selecteert de regel voor een bulkactie |
| Soort | Debit of Credit. Groen bij betaald, rood bij onbetaald, geel bij een creditnota |
| Factuurnr. | Het factuurnummer, of het woord Concept als er nog geen nummer is |
| Klant | Bedrijfsnaam of klantnaam, of Passant |
| Datum | De factuurdatum |
| Betaalmethode | Contant of Pin |
| Bedrag | Het totaalbedrag |
| BTW | Het btw-bedrag |
| Marge | Ja of Nee |
| Betaald | Ja of Nee |
Datumbereik en filter
Bovenaan staan Vanaf datum en Tot datum. Bij het openen staan ze allebei op vandaag. Zet Vanaf datum terug om een langere periode te zien.
Daarnaast staat een keuzelijst Filter met vier standen:
- Alles
- Alleen debit
- Alleen credit
- Onbetaald, je lijst met openstaande facturen
Zodra je iets in het zoekveld typt, worden het datumbereik en het filter genegeerd en wordt er over al je facturen gezocht. Maak het zoekveld leeg om je datumbereik weer te laten gelden.
Sorteren kan niet; de nieuwste factuur staat bovenaan.
Een factuur openen
Klik op het factuurnummer, of kies Bekijken achter de drie puntjes. Welke knoppen je ziet, hangt af van de factuur.
| Knop | Wat hij doet en wanneer hij er staat |
|---|---|
| Download | Maakt de pdf en geeft een downloadlink. Alleen bij een factuur met een nummer |
| Betaallink | Opent een venster met een link die je aan de klant kunt sturen. Alleen bij een onbetaalde debitfactuur met een online betaling |
| Betaling registreren | Zet de factuur op betaald. Alleen bij een onbetaalde factuur |
| Verzenden | Mailt de factuur naar de klant. Niet bij een passant |
| Stuur betaalherinnering | Mailt een herinnering. Alleen bij een onbetaalde factuur met een nummer |
| Bestelling | Opent de bijbehorende bestelling |
| Crediteren | Maakt een creditnota. Alleen bij een debitfactuur. Zie Crediteren en terugstorten |
| Terugstorten | Stort geld terug via Mollie. Alleen bij een creditfactuur, en alleen met de rol Terugbetalingen |
Wat er op de factuur staat
- De betaalstatus: Onbetaald, Betaald, Terugbetaald, Mislukt, Verlopen of Geannuleerd.
- Gerelateerde facturen: vanaf een debitfactuur de knoppen naar de creditnota's, en vanaf een creditnota de knop terug naar de debitfactuur.
- Factuurdatum, Factuurnummer en Verkoper.
- Gefactureerd door met je eigen bedrijfsgegevens, en Gefactureerd aan met die van de klant.
- De producttabel met prijs, korting, btw en totaal, en daaronder de totalen.
- Gebeurtenissen: het logboek, met wanneer de factuur is aangemaakt, gemaild, gedownload, gecrediteerd of terugbetaald.
Een betaling registreren
- Open de onbetaalde factuur en klik op Betaling registreren.
- Kies bij Betaalmethode tussen Contant en Pin.
- Klik op Betaling registreren.
De factuur gaat op betaald en de bijbehorende bestelling gaat naar In afwachting, zodat hij in je verwerklijst verschijnt. Stond er Concept in plaats van een nummer, dan krijgt de factuur nu zijn nummer.
Een betaallink sturen
De knop Betaallink opent een venster met een leesbare link en de knop Kopiëren naar klembord. De klant rekent daarmee af via de checkout van je webshop. Dit werkt alleen als MeetAds een betaalprovider voor je bedrijf heeft ingesteld.
Meerdere facturen tegelijk
Vink regels aan, kies in de lijst Acties en klik op Uitvoeren. Er zijn twee bulkacties.
Exporteren
Levert direct een Excel-bestand op met een link Klik hier om te downloaden. De kolommen zijn: Factuurnummer, MeetAds ID, Factuurdatum, Debit, Contant, Pin, Betaald, Online, Marge, Factuur verstuurd, Subtotaal, Totaal BTW, Totaal Marge en Totaal bedrag. Dit is het bestand voor je boekhouder.
Downloaden
Maakt een zipbestand met de pdf's van de geselecteerde facturen. Dit gebeurt op de achtergrond. Je leest meteen: Zodra we klaar zijn met het voorbereiden, ontvang je een e-mail. Je kunt het bestand dan downloaden via de menu optie Facturen, Downloads of via de URL in de mail.
Facturen zonder nummer worden overgeslagen in de zip.
De pagina Downloads
Onder Facturen staat het subitem Downloads. Daar staan de zipbestanden die je eerder met de bulkactie Downloaden hebt gemaakt, met de kolommen Bestandsnaam, Aangemaakt op en Grootte, en per regel een knop Download.
De Excel-exports staan hier niet tussen; die download je meteen na het uitvoeren. Je kunt op deze pagina niets verwijderen of hernoemen.
Elke downloadlink in MeetAds is vijf minuten geldig. Krijg je een foutmelding op een link uit een oude melding of een pagina die al even openstaat, ververs de pagina dan en klik opnieuw.
Wat er niet kan
- Facturen verwijderen.
- Factuurnummers aanpassen of opnieuw nummeren.
- Bedragen of regels op een bestaande factuur wijzigen. Gebruik een creditnota.
- Een factuur aanmaken vanaf dit scherm. Dat gaat via Transactie of via je webshop.
- De pdf printen vanuit MeetAds. Je krijgt altijd een bestand.
Veelgestelde vragen
Waarom zie ik maar een handvol facturen?
Omdat het scherm standaard op vandaag staat. Bovenaan staan twee datumvelden, Vanaf datum en Tot datum, die bij het openen allebei op vandaag worden gezet. Zet Vanaf datum verder terug om meer te zien.
Hoe zoek ik op factuurnummer?
Typ alleen het cijferdeel, bijvoorbeeld 511 in plaats van WEB-000511. Zodra je iets in het zoekveld zet, wordt er over alle facturen gezocht en tellen het datumbereik en het filter niet meer mee.
Waarom staat er Concept in plaats van een factuurnummer?
Dat is een webshopbestelling die nog niet is afgerekend. Zo’n factuur heeft nog geen nummer, kun je niet downloaden en kun je geen betaalherinnering voor sturen. Het nummer wordt toegekend zodra de betaling is geregistreerd.
Betekent Pin dat er met een pinpas is betaald?
Niet per se. De kolom Betaalmethode kent maar twee waarden: Contant en Pin. Alles wat niet contant is, ook een online betaling via de webshop, wordt als Pin getoond.
Kan ik een factuur verwijderen?
Nee. Een factuur verwijderen kan nergens in MeetAds, en factuurnummers kun je niet aanpassen. Een correctie maak je met een creditnota.